Препоръки на БЦНП за организационни мерки в извънредното положение

17 март 2020 г.

За първи път в последните 30 години сме изправени в ситуация на обявено извънредно положение, което е насочено към ограничаване на публичните мероприятия и събирания. Това е мярка, чиято цел е запазване здравето и живота на хората с оглед настъпващата пандемия от COVID-19. Успоредно с това, има множество срокове по закон или в изпълнение на договори, които изискват гражданските организации да приемат определени актове (годишни отчети, бюджети и пр.) и в известна степен този процес може да бъде затруднен. Поради зачестилите въпроси на колеги от граждански организации за това как да си проведат общото събрание до юни 2020 г., как да изпълняват с необходимата грижа договорите си, подготвихме няколко съвета, които може да са ви полезни. Не се колебайте и да ни пишете, в случай че сметнете, че казусът ви е по-специален и има нужда от допълнително обсъждане.

Какво да правим, ако вече имаме изпратена покана за провеждане на Общо събрание на сдружението ни с насрочена конкретна дата и тази покана е публикувана?

➡️Ако решенията търпят отлагане, ви съветваме да планирате ново общо събрание. Препоръчваме да вземете решение коя да е новата дата на 13 април, когато изтича срокът на така обявеното извънредно положение. Така, ще имате време до края на юни (срокът за подаване на годишните отчети до Агенция по вписванията). А в случай че правителството удължи срока на извънредното положение, тогава е възможно и сроковете за подаване на годишните отчети да бъдат удължени – следете публичната информация по темата.

➡️Ако решенията са неотложни, преминете към дистанционно провеждане на заседанието на ОС чрез осигуряване на присъствието на членове на ОС чрез двустранна връзка (телефон, скайп или друг инструмент) - това е най-безопасният за здравето на всички вариант.

Ще приложите нормата на чл. 32, ал. 3 ЗЮЛНЦ относно дефиницията на присъстващо лице: „Присъстващо е и лице, с което има двустранна телефонна или друга връзка, гарантираща установяването на самоличността му и позволяваща участието му в обсъждането и вземането на решения. Гласуването на този член се удостоверява в протокола от председателстващия заседанието.“

Как да постъпите?

Позовете се на обявеното извънредно положение в страната (решение на НС от 13.03.2020 г) и уведомете незабавно писмено всеки един от членовете на ОС, че поради обявената извънредна ситуация заседанието на ОС ще се проведе дистанционно, като посочите и как точно (скайп връзка или друга онлайн начин).

Тъй като това се счита за промяна в мястото и начина на провеждане на ОС, необходимо е да имате доказателство, че всеки член на ОС е получил уведомлението – т.е. изисквайте писмено потвърждение от всеки един. Те ще са ви необходими, за да докажете, че заседанието е легитимно проведено.

*В протокола от дистанционно проведеното заседание на ОС се посочва изрично това обстоятелство.

Описаната ситуация с провеждане на ОС на сдружение може да се приложи аналогично за провеждане на заседание на върховния орган на фондация.

Какво да правим, ако имаме планирани публични събития, състезания, форуми и други подобни?

Отговорът на този въпрос е еднозначен – отложете ги. Най-добре за неопределено време, изчакайте да видите какви ще са решенията на правителството след изтичане на сега обявеното извънредно положение. Ако форматът на събитието (например, обучение) позволява то да се проведе онлайн, използвайте този вариант.

Това решение не е толкова лесно от правна страна, ако събитието е в изпълнение на дейност по договор, който сте сключили (за безвъзмездно финансиране или услуга). Най-общо, имате два варианта – спиране изпълнението на договора или разваляне на договора поради непреодолима сила (т.нар. форсмажор).

Как да постъпите?

И в двата случая (спиране и разваляне) започнете със свързване с донора/възложителя – другата страна по договора, в изпълнение на който трябва да проведете съответното събитие.

Според закона, този, който дължи изпълнението, ако не може да изпълни задължението си поради непреодолима сила, в подходящ срок уведомява писмено другата страна в какво се състои непреодолимата сила и възможните последици от нея за изпълнението на договора. Това изисква и добросъвестното поведение – при настъпило извънредно обстоятелство, което засяга изпълнението на договора ви, да потърсите взаимно решение.

➡️Ако искате временно да отложите дейностите по договора, то:

Изпратете писмено съобщение до донора/възложителя, в което описвате причините, поради които не може да се проведе събитието, и поискайте удължаване срока за изпълнение на проекта/договора (поне до края на годината); ако е необходимо, направете промяна в плана на дейностите и индикаторите на конкретната дейност по проекта и уговорете това с донора си.

*Доколкото промяната в момента на изпълнение на дейностите по съответния договор може да доведе до промяна в периода на плащанията от страна на другата страна, добре предвидете как това ще се отрази на бюджета на организацията.

*Ако непреодолимата сила трае толкова, че вече няма интерес от изпълнението, то всяка от страните има право да потърси разваляне на договора по съдебен ред. Но това е крайна ситуация и следва да се пристъпи към нея само ако наистина е невъзможно изпълнението или неговото отлагане.

Сключeте анекс към договора за безвъзмездно финансиране/услуга (или друго подходящо – например, искане за промяна в дейности/бюджет), с което да уредите нов период за провеждане на конкретното събитие поради настъпилите непредвидени обстоятелства – това е най-добрият начин да уредите двустранните си взаимоотношения.

➡️Ако се налага договорът да бъде развален:

В случай че договорът е изключително за провеждане на конкретното събитие в този период на обявено извънредно положение и то трябва да се проведе на живо, като не е възможно неговото отлагане, то има невъзможност за изпълнение на договора, от която ще настъпи разваляне на договора по право. В този вариант няма да получите уговореното плащане, но няма да дължите и неустойки за неизпълнението.

В случай че проектът/договорът включва и други дейности, чието изпълнение продължава, то невъзможността е само частична – за конкретното/ите събитие/я. В този случай, другата страна може да иска съответно намаляване на своето задължение (на предвиденото плащане) или разваляне на договора по съдебен ред, ако няма достатъчен интерес от частичното изпълнение.

Екипът на БЦНП ви насърчава да предприемете предварителни действия и мерки по реорганизация на дейността си в изпълнение на препоръките на Националния щаб за борба с корона вируса, които да са съгласувани с вашите съконтрахенти и в режим на споделена отговорност и грижа за хората, тяхното здраве, социално положение и солидарност. Общите решения по споделено поемане на последиците само ще помогнат за доброто планиране, намаляване на тревогата и хаоса, минимализиране на щетите и осигуряване на дългосрочното оцеляване на дейностите и инициативите на организациите.

Публикувано от: