TechSoup предлага инструменти за обмен и обработка на документи при работа от вкъщи

Продължаваме темата как да постигнем ефективност при дистанционна форма на работа в условията на все по-разпространяващата се световна пандемия. ФРГИ предоставя на всички свои читатели обобщена информация от следната статия от сайта на TechSoup, като са направени леки корекции при превода.

В момента е изклчючително важно да се ограничи социалният контакт на хората с цел превенция срещу разпространението на заразата от коронавирус. Разнообразието от дигитални средства дава възможност на НПО организациите да въведат възможно най-скоро така наречения home office /от англ. офис от дома/. Разбира се, подобна практика не може да се приложи навсякъде. Това зависи изцяло от естеството на работа.

Вече Ви разказахме за ценните комуникационни ресурси, с които разполага международната платформа за технологични дарения на НПО организации, TechSoup. Това са лесни и бързи за въвеждане и управление инструменти. По своя характер представляват интерактивен модел за обмен на различен вид информация – чрез имейли, онлайн срещи, групови съобщения, видео и аудио конференции, свободен достъп до интернет и други. Освен с добре подсигурени комуникационни канали, дистанционната работа е свързана също с принципа лесно да споделяте и редактирате документи в реално време. Това може да бъде от решаващо значение за осъществяването на проекти или за отпускане на грантове.

В следващите редове Ви представяме решенията, които предлагат от TechSoup.

Управление на документи и Сътрудничество при дистанционна работа

Office 365 или Google за Неправителствени организации имат вградени инструменти за сътрудничество и съхранение на документи и ако вече сте техни ползватели, трябва просто да ги активирате.

Office 365 потребители

Office 365 се предлага с много опции за съхранение и споделяне на документи в облак. Можете да използвате и OneDrive, който по същество е система от онлайн папки за съхранение на файлове. Полезно е, ако искате да имате достъп до документи и файлове, когато работите от вкъщи. TechSoup Courses има уводен преглед на OneDrive, който е безплатен за нестопански организации. Това е един от най-бързите начини да качите документи в облак, така че да имате достъп до тях отвсякъде.

В предишната статия Ви разказахме за Microsoft Teams. Чрез него също можете да споделяте файлове и документи. Друга опция са сайтове на Microsoft SharePoint - изискват малко повече настройки, но ще Ви бъдат от полза особено ако споделяте документи с външни аудитории.

Google зa НПО потребители

За всички ползватели на услугата има безплатна оферта, която включва Google Drive Basic - бизнес версия на Google Drive, позволяваща да зададете разрешения за споделяне и достъп на определени лица. Може да се използва от всяка организация, дори ако използвате Office 365, и е бърз начин за създаване на хранилище за документи в облака.

Box потребители

Box е друг чудесен вариант за малки организации (които се нуждаят от 10 или по-малко лицензи), търсещи бързо движение на документи към облака. Box е сравнително лесен за настройка, но ако имате нужда от помощ, Box Coaching Corps е на разположение за подпомагане на малки организации

Съвети

1. Бъдете внимателни, ако се занимавате с чувствителни данни, свързани с донори или други партньори. Съобразявайте правилно облакът, който избирате и в който ще позволявате достъп на трети страни да съответното съдържание.

2. Преразгледайте политиката за дистанционна работа на Вашата организация, за да се уверите, че указанията за използването на технологиите са актуални и съответстващи на тази ситуация.

Пожелаваме Ви успех с прилагането на дистанционна политика на работа! Пазете се и бъдете здрави!